Khi hiệu suất đội nhóm gặp vấn đề, phản ứng trực giác nhất là: thêm người. Bận quá thì tuyển, gánh không nổi thì mở rộng. Nhưng nhiều nhà quản lý sau khi thêm người phát hiện, hiệu suất không tăng, thậm chí giảm. Họp hành nhiều hơn, giao tiếp rối hơn, công việc vẫn tập trung vào mấy người cũ.
Nếu thêm người giải quyết được vấn đề, thì tất cả công ty lớn đều phải hiệu suất cao nhất. Nhưng thực tế rõ ràng không phải vậy.
Chẩn đoán cấu trúc
Tại sao "thêm người = tăng năng suất" thường thất bại
Thêm người thường thất bại vì vấn đề gốc rễ không nằm ở số lượng, mà ở cấu trúc.
Hãy tưởng tượng một tòa nhà. Nếu nền móng nghiêng, cột kèo lệch, bạn chất thêm gạch lên trên không làm nó vững hơn, chỉ khiến nó nặng hơn và nguy hiểm hơn. Đội nhóm cũng vậy. Nếu bố trí vai trò có vấn đề, phân công chức năng chồng chéo, vị trí then chốt bị thiếu, người mới vào không lấp được khoảng trống, họ sẽ bị cuốn vào đống hỗn loạn sẵn có.
Tình huống phổ biến nhất là: người mới vào, không biết mình nên làm gì (vì ranh giới trách nhiệm mờ mịt), thế là bắt đầu làm thứ họ thấy (thường là thứ người khác đang làm rồi). Kết quả nhiều người hơn, chồng chéo nhiều hơn, hiệu suất thấp hơn.
Ba vấn đề cấu trúc phổ biến nhất
Loại thứ nhất là nhân sự chồng chéo. Hai ba người cùng làm một việc bản chất giống nhau, nhưng ai cũng nghĩ mình là người chịu trách nhiệm chính. Điều này gây ra lao động trùng lặp, xung đột quyết định, và chi phí giao tiếp không cần thiết rất lớn.
Loại thứ hai là khoảng trống chức năng. Trong nhóm có người thúc đẩy, có người thực thi, nhưng không ai phán đoán rủi ro, hoặc không ai làm cầu nối liên bộ phận. Khoảng trống không biến mất chỉ vì "mọi người cố gắng thêm một chút" -- nó cần một người ở đúng vị trí cấu trúc để lấp.
Loại thứ ba là vai trò sai vị trí. Có người bị đặt vào vị trí không phù hợp. Họ không phải làm không được, nhưng làm rất tốn sức, hiệu suất thấp hơn nhiều so với năng lực thực tế. Đồng thời, vị trí chức năng mà họ giỏi nhất lại đang trống.
Ba vấn đề này có một đặc điểm chung: thêm người đều không giải quyết được. Thêm người chỉ khiến chồng chéo nhiều hơn, khoảng trống khó phát hiện hơn, sai vị trí phức tạp hơn.
Gốc rễ của vấn đề hiệu suất thường là vấn đề bố trí
Khi một đội nhóm cảm thấy "ai cũng bận, nhưng việc không chạy", điều nên kiểm tra nhất không phải mỗi người có đủ nỗ lực không, mà là bố trí cấu trúc đội nhóm có hợp lý không.
Ai đang thúc đẩy? Ai đang kiểm soát? Ai đang làm cầu nối? Những vị trí chức năng này đã được định nghĩa rõ chưa? Có ai đang đảm nhận không? Hay hoàn toàn dựa vào mặc định và sắp xếp tạm thời?
Nhiều đội nhóm nhìn bề ngoài có phân công, nhưng xem kỹ sẽ phát hiện: phân chia "nhiệm vụ", không phải "chức năng". Nhiệm vụ có thể phân phối, nhưng vị trí chức năng cần ghép theo cấu trúc của từng người. Một người thiên hướng kiểm soát bị giao nhiệm vụ thúc đẩy, họ làm được, nhưng rất hao. Sự hao tổn này nhân lên năm người, mười người, chính là tổn thất hiệu suất của cả đội nhóm.
Nhìn bộ khung trước, rồi quyết định có cần thêm người không
Trước khi quyết định thêm người, điều đáng làm hơn là: rà soát lại bộ khung của đội nhóm.
Vị trí chức năng nào có người? Vị trí nào trống? Vị trí nào chồng chéo? Ai đang ở vị trí phù hợp nhất? Ai không? Bản thân người lãnh đạo đóng vai trò gì trong cấu trúc đội nhóm -- người thúc đẩy, người điều phối, hay người bù đắp vạn năng làm mọi thứ?
Khi nhìn rõ những câu hỏi này, có thể bạn sẽ phát hiện: bạn không cần thêm ba người, bạn chỉ cần điều chỉnh vị trí hai người. Hoặc bạn thực sự cần thêm người, nhưng bạn biết cần thêm kiểu người nào, đặt ở vị trí nào.
Cấu trúc rõ ràng rồi, thêm người mới hiệu quả. Cấu trúc chưa rõ, thêm bao nhiêu người cũng chỉ là thêm hỗn loạn vào đống hỗn loạn.