Trong nhiều đội nhóm, có một cách sắp xếp phổ biến: ai biểu hiện tốt, ai năng lực mạnh, thì đẩy người đó lên phía trước. Dẫn dự án, gặp khách hàng, thuyết trình, gánh chỉ tiêu. Nhìn có vẻ hợp lý -- để người giỏi nhất đứng ở vị trí quan trọng nhất.
Nhưng hiệu quả thực tế thường không như kỳ vọng. Có người bị đẩy ra phía trước lại làm rất vất vả. Không phải năng lực không đủ, mà là cấu trúc của họ phù hợp hơn với một vị trí khác.
Chẩn đoán cấu trúc
Không phải ai năng lực mạnh cũng phù hợp đứng phía trước
Người thuộc kiểu "sân khấu" có vài đặc điểm cấu trúc: họ khởi động nhanh khi đối mặt với môi trường mới, dưới áp lực có xu hướng chủ động tấn công, giỏi thiết lập nhịp độ, tạo bầu không khí, thúc đẩy tiến trình. Hướng động lực của họ là hướng ngoại -- kết nối ra ngoài, đẩy ra ngoài, mở rộng ra ngoài.
Người thuộc kiểu "kiểm soát" thì khác. Đặc điểm cấu trúc của họ là: sau khi nhận thông tin có xu hướng phán đoán trước rồi mới hành động, giỏi phát hiện vấn đề, kiểm soát rủi ro, duy trì chất lượng. Hướng động lực của họ thiên về nội tại -- hiệu chỉnh vào trong, ổn định bên trong, kiểm soát từ bên trong.
Hai kiểu người này về năng lực có thể ngang nhau, nhưng vị trí phát huy giá trị tốt nhất hoàn toàn khác nhau.
Đặt sai vị trí, cái giá lớn hơn bạn nghĩ
Khi một người kiểu kiểm soát bị đẩy lên sân khấu, không phải họ không làm được, mà là làm rất hao tổn. Vì mỗi lần tương tác đối ngoại, họ đều đang vận hành theo cách không tự nhiên nhất. Ngắn hạn có thể cầm cự, dài hạn sẽ hao mòn, mất phán đoán, thậm chí bắt đầu mắc lỗi mà bình thường không bao giờ mắc.
Ngược lại, khi một người kiểu sân khấu bị phân công làm kiểm soát chất lượng, rà soát quy trình, họ cũng sẽ cảm thấy ngột ngạt. Động lực của họ là đẩy về phía trước, bạn bắt họ dừng lại kiểm tra đi kiểm tra lại, họ làm được, nhưng sẽ ngày càng mất động lực, cuối cùng hoặc qua loa cho xong, hoặc rời đi luôn.
Đó là lý do tại sao có những đội nhóm nhìn vào ai cũng không tệ, nhưng hiệu suất tổng thể vẫn không lên được -- không phải vấn đề con người, mà là vấn đề vị trí.
Bố trí nhìn vào vị trí chức năng, không phải biểu hiện bề ngoài
Nhiều đội nhóm khi sắp xếp nhân sự dựa vào thành tích quá khứ, thâm niên, hoặc "ai chủ động tích cực hơn". Nhưng chủ động tích cực bề ngoài không nhất thiết đồng nghĩa phù hợp đứng trước sân khấu. Có người tích cực vì thực sự giỏi thúc đẩy, có người tích cực chỉ vì trách nhiệm cao, không tiện từ chối.
Bố trí thực sự hiệu quả, không nhìn vào ai biểu hiện tốt, mà nhìn vào cấu trúc của mỗi người -- hướng động lực là gì, phản ứng dưới áp lực thế nào, vị trí chức năng tự nhiên nhất ở đâu.
Một đội nhóm ít nhất cần ba loại vị trí chức năng: sân khấu, kiểm soát, cầu nối. Sân khấu cần người có thể khởi động nhanh, đẩy tiến trình đối ngoại. Kiểm soát cần người có thể giữ nhịp, phát hiện vấn đề. Cầu nối cần người có thể kết nối hai đầu, chuyển dịch thông tin. Mỗi vị trí đều quan trọng, nhưng không phải ai cũng phù hợp mọi vị trí.
Đặt đúng rồi, hiệu suất không cần thúc cũng sẽ đến
Khi bạn đặt một người thiên hướng kiểm soát tự nhiên vào vị trí kiểm soát, họ không cần ai nhắc "bạn phải chú ý chi tiết" -- bản chất họ đã như vậy. Khi bạn đặt một người thiên hướng sân khấu tự nhiên vào vị trí đối ngoại, họ không cần được đào tạo "bạn phải chủ động hơn" -- bản chất họ đã chủ động.
Nhiều đội nhóm dành rất nhiều thời gian đào tạo, khích lệ, chỉnh sửa, thực ra nguyên nhân gốc rễ có thể không phải vấn đề thái độ, mà là vấn đề bố trí cấu trúc. Đặt người đúng vị trí hiệu quả hơn rất nhiều so với thay đổi hành vi con người.
Nếu đội nhóm của bạn đang trải qua trạng thái "ai cũng rất nỗ lực, nhưng tổng thể vẫn không trôi", có lẽ không phải cần thêm người hay đào tạo thêm, mà là trước tiên hãy xem: ai đang ở vị trí không phải của mình?