Apabila kecekapan pasukan bermasalah, reaksi paling spontan ialah: tambah orang. Terlalu sibuk maka ambil orang baru, tidak mampu tanggung maka kembangkan. Tetapi ramai pengurus mendapati selepas menambah orang, kecekapan bukan sahaja tidak meningkat, malah menurun. Mesyuarat bertambah, komunikasi lebih kelam-kabut, kerja masih tertumpu pada orang yang sama.
Kalau menambah orang boleh menyelesaikan masalah, semua syarikat besar sepatutnya paling cekap. Tetapi realitinya jelas bukan begitu.
Diagnosis struktur
Kenapa "tambah orang = tambah kapasiti" sering gagal
Menambah orang sering gagal kerana masalahnya bukan pada bilangan, tetapi pada struktur.
Bayangkan sebuah bangunan. Kalau tapak condong, tiang salah kedudukan, anda menambah bata ke atas bukan akan menjadikannya lebih stabil, tetapi lebih berat dan lebih berbahaya. Pasukan juga begitu. Kalau penyusunan peranan bermasalah, pembahagian fungsi bertindih, posisi kritikal ada kekosongan, orang yang ditambah tidak akan mengisi masalah — mereka akan diserap ke dalam kekacauan sedia ada.
Situasi paling biasa: orang baru masuk, tidak tahu apa yang patut dibuat (kerana sempadan tanggungjawab kabur), lalu mula melakukan apa yang dilihat (biasanya kerja yang orang lain sudah lakukan). Hasilnya orang bertambah, pertindihan bertambah, kecekapan semakin rendah.
Tiga masalah struktur yang paling lazim
Pertama ialah pertindihan kakitangan. Dua tiga orang melakukan perkara yang pada dasarnya sama, tetapi setiap orang rasa diri sendiri adalah penanggung jawab utama. Ini menyebabkan kerja berganda, konflik keputusan, dan kos komunikasi yang besar dan tidak perlu.
Kedua ialah kekosongan fungsi. Dalam pasukan ada orang yang mendorong, ada yang melaksanakan, tetapi tiada siapa yang membuat penilaian risiko, atau tiada siapa yang menjadi penghubung antara jabatan. Kekosongan ini tidak akan hilang kerana "semua orang buat lebih sikit" — ia memerlukan seseorang di posisi struktur untuk mengisinya.
Ketiga ialah kesilapan peranan. Ada orang yang ditempatkan di posisi yang tidak sesuai untuknya. Bukan dia tidak mampu, tetapi melakukannya sangat memenatkan, kecekapan jauh lebih rendah daripada kemampuan sebenar. Pada masa yang sama, posisi fungsi yang paling dia mahir justeru kosong.
Ketiga-tiga masalah ini mempunyai satu ciri sepunya: menambah orang tidak akan menyelesaikannya. Menambah orang hanya menjadikan pertindihan lebih banyak, kekosongan lebih tersembunyi, dan kesilapan lebih rumit.
Punca masalah kecekapan selalunya masalah penyusunan
Apabila sebuah pasukan rasa "semua orang sangat sibuk, tetapi perkara tidak bergerak," yang paling patut diperiksa bukan setiap orang cukup rajin atau tidak, tetapi penyusunan struktur pasukan munasabah atau tidak.
Siapa yang mendorong? Siapa yang mengawal? Siapa yang menjadi penghubung? Adakah posisi fungsi ini ditakrifkan dengan jelas? Adakah ada orang yang menanggungnya? Atau semua bergantung pada saling memahami dan aturan sementara?
Banyak pasukan nampak ada pembahagian kerja, tetapi kalau dilihat dengan teliti: yang dibahagikan ialah "tugas," bukan "fungsi." Tugas boleh diagihkan, tetapi posisi fungsi perlu dipadankan berdasarkan struktur setiap orang. Seseorang yang secara semula jadi sesuai mengawal kualiti diberi tugas mendorong, dia boleh buat, tetapi sangat memenatkan. Keletihan ini didarabkan dengan lima orang, sepuluh orang, menjadi kerugian kecekapan keseluruhan pasukan.
Lihat rangka dahulu, kemudian tentukan perlu tambah orang atau tidak
Sebelum memutuskan untuk menambah orang, perkara yang lebih bernilai ialah: lihat dahulu rangka pasukan.
Posisi fungsi mana yang ada orang? Mana yang kosong? Mana yang bertindih? Siapa yang berada di posisi paling sesuai? Siapa yang tidak? Pemimpin sendiri memainkan peranan apa dalam struktur pasukan — pendorong, penyelaras, atau penampung serba guna?
Selepas melihat semua ini dengan jelas, anda mungkin akan dapati: anda tidak perlu menambah tiga orang, anda hanya perlu menyesuaikan kedudukan dua orang. Atau anda memang perlu menambah orang, tetapi anda tahu jenis orang yang perlu ditambah dan posisi yang sesuai.
Apabila struktur jelas, menambah orang baru berkesan. Kalau struktur tidak jelas, menambah berapa ramai pun hanya menambah kekacauan kepada kekacauan.