Wenn die Effizienz im Team nachlässt, ist die instinktive Reaktion: mehr Leute einstellen. Überlastet? Rekrutieren. Überfordert? Aufstocken. Doch viele Führungskräfte stellen nach der Aufstockung fest, dass die Effizienz nicht gestiegen ist – im Gegenteil. Es gibt mehr Meetings, die Kommunikation wird chaotischer, und die Arbeit bleibt trotzdem an denselben wenigen Personen hängen.
Wenn mehr Personal das Problem lösen würde, müssten alle Grossunternehmen die effizientesten sein. Aber die Realität sieht offensichtlich anders aus.
Strukturdiagnose
Warum „mehr Leute = mehr Kapazität“ oft nicht funktioniert
Aufstockung scheitert so oft, weil das Problem gar nicht bei der Kopfzahl liegt – sondern bei der Struktur.
Stell dir ein Gebäude vor. Wenn das Fundament schief ist und die Pfeiler falsch positioniert sind, macht es das Gebäude nicht stabiler, wenn du oben mehr Steine drauflegst – es wird nur schwerer und gefährlicher. Genauso ist es bei Teams. Wenn die Rollenverteilung Probleme hat, Funktionen sich überschneiden und Schlüsselpositionen unbesetzt sind, füllen neue Mitarbeiter keine Lücken – sie werden in das bestehende Chaos hineingezogen.
Das häufigste Szenario: Ein neuer Mitarbeiter kommt und weiss nicht, was er tun soll (weil Zuständigkeiten unklar sind), also beginnt er das zu tun, was er sieht (was meistens jemand anderes schon tut). Ergebnis: Mehr Leute, mehr Überschneidungen, weniger Effizienz.
Die drei häufigsten Strukturprobleme
Das erste ist Personalüberschneidung. Zwei oder drei Personen machen im Wesentlichen dasselbe, aber jeder hält sich für den Hauptverantwortlichen. Das führt zu Doppelarbeit, Entscheidungskonflikten und enormen unnötigen Kommunikationskosten.
Das zweite sind Funktionslücken. Im Team gibt es Leute, die vorantreiben, und Leute, die umsetzen – aber niemanden, der Risiken bewertet, oder niemanden, der als abteilungsübergreifende Brücke fungiert. Lücken verschwinden nicht dadurch, dass „jeder ein bisschen mehr macht“ – sie brauchen jemanden auf einer dafür vorgesehenen Strukturposition.
Das dritte ist Rollenfehlbesetzung. Jemand sitzt auf einer Position, die nicht zu ihm passt. Er kann sie ausfüllen, aber es kostet ihn unvehältnismässig viel Energie, und seine Effizienz liegt weit unter seinem tatsächlichen Potenzial. Gleichzeitig bleibt die Funktionsposition, für die er am besten geeignet wäre, unbesetzt.
Diese drei Probleme haben eines gemeinsam: Keines davon lässt sich durch mehr Personal lösen. Mehr Leute machen die Überschneidungen grösser, die Lücken unsichtbarer und die Fehlbesetzungen komplexer.
Die Wurzel von Effizienzproblemen ist oft ein Konfigurationsproblem
Wenn ein Team das Gefühl hat „alle sind beschäftigt, aber nichts bewegt sich“, sollte man nicht zuerst prüfen, ob jeder hart genug arbeitet, sondern ob die Strukturkonfiguration des Teams sinnvoll ist.
Wer treibt voran? Wer kontrolliert? Wer überbrückt? Sind diese Funktionsrollen klar definiert? Werden sie von jemandem wahrgenommen? Oder läuft alles über Intuition und Improvisation?
Viele Teams sehen so aus, als gäbe es eine klare Aufgabenverteilung. Aber bei genauerem Hinsehen zeigt sich: Verteilt werden „Aufgaben“, nicht „Funktionen“. Aufgaben kann man zuweisen, aber Funktionsrollen müssen auf Basis der Struktur jeder Person zugeordnet werden. Wenn jemand, der von Natur aus ein Gatekeeper ist, eine vorantreibende Aufgabe zugewiesen bekommt, kann er sie erledigen – aber es verbraucht ihn. Multipliziere diesen Verschleiss mit fünf oder zehn Personen, und du hast den Effizienzverlust des gesamten Teams.
Erst das Gerüst betrachten, dann über Aufstockung entscheiden
Bevor du über Aufstockung entscheidest, lohnt es sich mehr, zuerst das Gerüst des Teams anzuschauen.
Welche Funktionspositionen sind besetzt? Welche sind leer? Welche überschneiden sich? Wer sitzt an seiner optimalen Position? Wer nicht? Welche Rolle spielt die Führungskraft selbst in der Teamstruktur – Vorantreiber, Koordinator oder Allzweck-Lückenfüller?
Wenn du diese Fragen beantwortet hast, wirst du vielleicht feststellen: Du brauchst keine drei neuen Leute – du musst nur zwei Personen auf andere Positionen setzen. Oder du brauchst tatsächlich Verstärkung, aber jetzt weisst du, welchen Typ und für welche Position.
Wenn die Struktur klar ist, wirkt Aufstockung. Ohne klare Struktur fügst du nur mehr Chaos zum bestehenden Chaos hinzu.